MAKALAH PERENCANAAN PESAN PERSUASIF

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

 Seperti yang kita ketahui bersama jika komunikasi merupakan elemen terpenting yang diberikan tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita menjadi mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa sosial yang menjadi harapan kita untuk tetap berperan sebagai manusia

Selain komunikasi ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis, yah bisnis, karena dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia.Jika komunikasi adalah elemen yang membedakan kita sebagai makhluk hidup dengan benda, bisnis juga merupakan elemen penting yang tidak hanya membedakan kita dengan benda, tetapi juga membedakan kita sebagai manusia dengan hewan.

Nah, jika kita gabungkan dua kekuatan elemen ini, Komunikasi dengan Bisnis, pasti akan menjadi sesuatu yang luar biasa, terlebih jika kita berhasil menguasai penyatuan keduanya ini.

Namun, sebenarnya apakah komunikasi bisnis ini????
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.

Karena Komunikasi bisnis ini merupakan komunikasi yang terjadi di dunia bisnis, kita tidak boleh melanggar norma-norma yang ditetapkan oleh dunia bisnis ketika melakukan komunikasi. Biasanya komunikasi bisnis memiliki aturan yang ketat, keras, formal, terstatndar dan tanpa toleransi.

Dengan timbulnya situasi ” Ekonomic Of Relatife Plenty ” dewasa ini pengusaha harus berusaha untuk menutup jurang yang terbentang antara produsen dengan masyarakat konsumen selaku pembeli atau pemakai barang dan jasa yang dihasilkan. Menjadi tugas dan tanggung jawabnya selaku seorang pengusaha untuk selalu dapat mempengaruhi besarnya permintaan akan barang produksi perusahaannya, selalu berusaha untuk mencari pembeli yang dihasilkannya. Sebagai pengusaha dia harus memberitakan penyempurnaan- penyempurnaan produksi yang telah dicapinya, dimana barang yang di hasilkan dapat di peroleh masyarakat konsumen..

B.   Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan bahwa :

1.      Apa pengertian dari pesan bisnis ?

2.      Bagaimana Komunikasi bentuk-bentuk komunikasi itu?

3.      Bagaimana pengukuran dalam produktifitas tenaga kerja ?

C.   Tujuan

Berdasarkan uarian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuannya adalah :

1.      Agar lebih memahami pengertian dari komunikasi bisnis

2.      Untuk lebih memahami secara mendalam dalam penilaian kinerja

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

      A.   Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:

            1.     Perencanaan

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

             2.        Pengorganisasian

Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

             3.        Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekkan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

     B.       Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1.            Mengapa Tujuan Harus Jelas

                 a.        Keputusan untuk Menanggapi Pesan

Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaian ditahan dulu. Sebaliknya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

                  b.        Keputusan untuk Menanggapi Audiens

Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif audiens. Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat menanggapi audiens dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

                  c.        Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan

Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

                  d.        Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan

        Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan

.

             2.        Tujuan Komunikasi Bisnis

Hubungan partisipasi audiens dengan pengendali komunikator

            Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

                a.        Memberi Informasi

Tujuan pertama adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat bergantung pada kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

                b.        Melakukan Persuasi

Tujuan kedua adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama berkaitan dengan negosiasi. Untuk memperoleh hasil maksimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution (kedua belah pihak dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan atau gagal).

                c.        Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga adalah kolaborasi atau kerjasama. Melalui jalinan komunikasi  bisnis tersebut, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis baik dengan perusahaan domestik maupun asing. Teknologi komunikasi sangat penting artinya dalam mempererat  kerja sama dalam dunia bisnis.

Contoh dalam menyatakan tujuan umum dan tujuan khusus

tujuan umum	tujuan khusus
memberi informasi	menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
membujuk	meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian pemasaran
kolaborasi	membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru

3.        Cara Menguji Tujuan

Empat pertanyaan untuk menguji suatu tujuan:

a.        Apakah tujuan tersebut realistik?

Dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.

b.        Apakah waktunya tepat?

Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun sebelumnya.

c.        Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

Pesan atau ide yang disampiakan oleh orang yang memiliki kedudukan/jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

d.        Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.

C.       Analisis Audiens

1.        Cara Mengembangkan Profil Audiens

Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Dalam hal ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a.        Menentukan ukuran dan koposisi audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikems dalam makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.

b.        Siapa audiensnya

Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c.        Reaksi audiens

Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka disuga kurang positif.

d.        Tingkat pemahaman audiens

Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.

e.        Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.

2.        Cara Memuaskan Audiens akan Kebutruhan Informasi

Lima tahap dalam memenuhi kebutuhan audiens:

a.        Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

b.        Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c.        Berikan semua informasi yang diperlukan

d.        Pastikan informasinya akurat

e.        Tekankan ide-ide paling menarik bagi audiens

3.        Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi sering mengalami kendala/hambatan, hal ini disebabkan adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Selain itu dapat mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

D.      Penentuan Ide Pokok

1.        Teknik Curah Pendapat

a.        Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suat pesan dapat ditemukan dengan mudah.

b.        Random List

Untuk dapat menemukan ide pokok perlu menulis segala sesuatu dalam pikiran di atas kertas kosong. Pelajari hubungan ide yang satu dnegan ide yang lain. Bagilah ke dalam kelompok-kelompok dan temukan butir yang penting dan tidak penting.

c.        CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet

Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

d.        Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di mana (where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

e.        Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens.

2.        Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata singkat. Cara ini membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama terutama jika audiens yang hadir belum dikenal sebelumnya. Ide pokok yang yang lebih penting haruslah disampaikan dengan mudah dimengerti dan diterima audiens.

E.       Seleksi Saluran dan Media

1.        Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

Komunikasi  lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali diadakan di auditorium. Dan kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi daya tarik bagi suatu presentasi.

2.        Komunikasi Tertulis

Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

Komunikasi Lisan	Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens	Anda tidak memerlukan umpan balik segera
pesan Anda relatif sederhana dan mudah dipahami	pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
Anda tidak memerlukan catatan permanen	Anda memerlukan catatan permanen
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis	Anda ingin mencapai audiens yang luas
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah	Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan
Media Komunikasi Lisan	Media Komunikasi Tertulis
percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan	surat-surat, memo, laporan, proposal
	email
telepon dan surat suara	surat reguler dan khusus
VOIP (voice over internet protocols)	Faksimile
audiotape dan videotape
telekonference dan konferensi video

B.      Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

A.      Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1.        Bertele-tele

Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.

2.        Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan

Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.

3.        Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis

Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.

4.        Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

B.       Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a.        Subyek dan tujuan haruslah jelas.

b.        Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.

c.        Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

d.        Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

                             Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan kamunikator.

a.        Membantu audiens memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.

b.        Membantu audiens menerima suatu pesan

Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer toko mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.

c.        Menghemat waktu

Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d.        Mempermudah pekerjaan komunikator

Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

C.       Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu:

1.        Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien, dan efektif. Outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator.

Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

a.      Mulailah dengn ide pokok

Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu:

         Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya

         Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.

b.     Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c.        Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline akan menjadi semakin baik.

2.        Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu:

a.        Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)

Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b.        Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)

Bukti-bukti mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun formal. Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan.

Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

a.        Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

b.        Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

c.        Pesan-pesan bad news

Jika mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

d.        Pesan-pesan persuasif

Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-pesan persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional. Untuk pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks. Pola tersebut dibedakan menjadi dua kategori, yaitu informasional dan analitikal.

Umumnya laporan dan presentasi yang paling mudah adalah informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Kategori informasional antara lain instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.

Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi analitikal yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertantu, lebih sulit. Manakala tujuannya untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan masalah atau melakukan persuasi, harus memilih rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.

Empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat:

Reaksi Audiens	Rencana Organisasional	Pembuka	Isi	Penutup
Tertarik	direct request	mulai dengan permintaan atau ide pokok	rinci / detail	rasa hormat dan adanya tindakan khusus
Senang	pesan rutin, good news, goodwill	mulai dengan ide pokok atau good news	rinci/detail	rasa hormat, referensi ke good news
Tidak senang	bad news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news	mulai dengan pernyataan netral, nyatakan bad news, dan beri saran positif	beri alasan yang rasional dan logis	rasa hormat
Tidak tertarik	pesan persuasif	mulai dengan pernyataan yang mengundang perhatian	tumbuhkan hasrat audiens	perlu tindakan

C.    Revisi Pesan-Pesan Bisnis

A.      Keterampilan Merevisi

1.        Pesan-Pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya penelaah dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak penulisan.

a.        Mengedit isi, pengorganisasian, dan gaya penulisan

Sebelum adanya evaluasi, keseluruhan dokumen perlu dibaca dengan cepat. Saat evaluasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisan. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu diperhatikan:

        Apakah Anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang logis?

         Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan          

                     khusus?

         Apakah ide ynag paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?

         Apakah Anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan      

       pemerikasaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?

         Apakah Anda ingin menambahkan informasi yang baru?

 Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens menangkap pesan-pesan, perlu dibuat judul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, hruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

b.        Mengedit mekanik/ teknis penulisan

Langkah berikutnya melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:

         Susunan kalimat yang digunakan sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada,     

       sehingga mudah dipahami.

         Penggunaan kapitalisasi secara tepat.

         Penulisan tanda baca secara benar.

         Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat

       dipahami dengan mudah.

         Perhatikan pengulangan kata secara tidak tepat dalam suatu kalimat.

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.

c.        Mengedit format dan layout

Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens akan senang membacanya.

2.        Pesan-Pesan Bisnis Lisan

Meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan secara lisan, tetap perlu dilakukan pengeditan yang mencakup antara lain:

a.        Substansi pesan

   Hal ini mencakup apakah substansi (isi) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di salamnya? Dan apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?

b.        Pengorganisasian pesan

Mencakup tiga poin penting, yaitu:

         Pembukaan (misal salam pembuka, perkenalan diri).

         Penyampaian substansi pesan (misal pengantar pesan dilanjutkan substansi pesan).

         Penutup (misal kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c.        Gaya bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaian yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Selain itu penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan pesan.

B.       Pemilihan Kata yang Tepat

Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.

1.        Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

Diperlukan analisis suatu audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan.

2.        Pilihlah kata yang singkat

Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.        Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata bermakna ganda akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya, kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

C.       Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Subyek dalam kalimat akan menjawab pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. Predikat, biasanya kata kerja, nerkaitan erat dengan subjeknya. Ia menjelaskan tentang apa yang dilakukan oleh subjek. Pelengkap (complements) akan memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap antara lain objek langsung dan objek tak langsung.

1.        Tiga Jenis Kalimat

a.        Kalimat sederhana

Hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi objek baik langsung maupun tak langsung.

Contoh:

-          Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di tokok buku “Berkah” kemarin.

b.        Kalimat majemuk

Berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung seperti “dan”, “tetapi”, “atau”.

Contoh:

-          Adik membeli kertas dan kakak membeli buku.

c.        Kalimat kompleks

Berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

Contoh:

-          Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.

2.        Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-alasannya. Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan:

a.        Ilustrasi

Pemberian ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami audiens.

b.        Perbandingan (persamaan dan perbedaan)

Cara ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampaian pesan-pesan bisnis dan tentunya akan dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

c.        Pembahasan sebab-akibat

Pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d.        Klasifikasi

Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokkan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan meupun penerima pesan. Selain itu juga menjadikan suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e.        Pembahasan pemecahan masalah

Cara ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Dengan kata lain pola pengembangan ini memberikan suatu arah yang sistematis.

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan
Proses komunikasi yang terjadi dapat dilakukan melalui saluran secara lisan,tertulis maupun audiovisual dimana dari ketiga cara tersebut memiliki keefektifan masing-masing.Seorang manajemen dapat memilih cara komunikasi yang mana yang akan dipilih dalam menyampaikan informasi atau pesan yang efektif .Komunikasi secara lisan dapat disampaikan secar cepat.Pesan dapat disampaikan dengan segera,serta diperoleh umpan balik.Komunikasi tertulis dapat didokumentasikan serta ada catatan resmi.Didalam Komunikasi Audiovisual pesan sudah dikemas terlebih dahulu,sehingga tidak bergantung pada keterampilan berkomunikasi penyajiannya.
Distorsi Komunikasi sering terjadi di antara manajemen dan karyawan.Distorsi Komunikasi dapat berdampak buruk terhadap kinerja karyawan karena orang yang berada di bawah dalam organisasi hanya mendapat informasi yang cukup untuk melaksanakan tugas mereka sendiri.

B.  Saran
1.Gunakanlah kata-kata yang baik, jelas atau tidak ambigu, punya kekuatan, netral, kata-kata yang positif, spesifik, berbicara yang sopan, berbicara ssuai konteks dan situasi, kata-kata yang tepat dan mudah diingat dan kuat serta dukunglah kata-kata dengan alat bantu visual.
2.Tekanan, nada,volume suara,gunakan bahasa yang mudah dimengerti atau sesuai dengan bidang masing-masing pekerjaan.
3. Proses penyampaian secara tertulis harus diperhatikan penulisan terlebih lagi apabila pesan-pesan yang disampaikan rumit harus diperhatikan kata-kata yang cermat untuk ditulis agar dapat dipahami dan dimengerti,bahasa yang digunakan bisa formal dan non formal tergantung isi pesan atau informasi.
4. Jaringan Komunikasi harus diperbaiki agar tidak terjadi distorsi komunikasi. karyawan harus aktif dalam menyeleksi atau menerima informasi yang terjadi dari atasan yang mengalir ke bawahan.