Tips-Tips menyampaikan pesan yang baik

MENGGUNAKAN TIGA LANGKAH PROSES MENULIS UNTUK PESAN PERSUASIF

Profesional seperti CEO ClubMom Michael Sanchez (yang diprofilkan dalam Komunikasi Close-Up bab pembuka) menyadari bahwa bisnis yang sukses bergantung pada pesan persuasif baik komunikasi internal maupun eksternal. Apakah Anda meyakinkan atasan Anda untuk membuka kantor baru di Eropa atau mendorong Calon pelanggan untuk mencoba produk Anda, Anda akan menggunakan banyak teknik pengungkapan yang sama-upaya untuk mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens. Teknik persuasif adalah landasan pemasaran dan penjualan, namun bahkan jika Anda tidak pernah bekerja di bidang itu Anda masih membutuhkan keterampilan persuasi yang baik untuk maju dalam karir Anda. Profesional yang sukses juga mengerti bahwa persuasi bukanlah tipuan atau membuat orang membuat pilihan yang tidak sesuai dengan minat mereka; Sebaliknya, memungkinkan anggota audiens Anda tahu bahwa mereka memiliki pilihan dan membantu mereka memilih untuk setuju dengan Anda. Seperti pada setiap jenis pesan bisnis, proses penulisan tiga langkah akan meningkatkan pesan persuasif.

Langkah 1: Rencanakan Pesan Anda

Dalam lingkungan bisnis yang penuh informasi hari ini, memiliki ide bagus atau produk hebat sudah tidak cukup lagi. Setiap hari, sejumlah besar gagasan bagus tidak diketahui dan produk bagus tidak terjual hanya karena pesan yang dimaksudkan untuk mempromosikannya tidak cukup menarik untuk dilakukan. Naik di atas kebisingan kompetitif.Bahkan jika pemirsa setuju bahwa ide atau produk Anda menarik, mereka biasanya memiliki pilihan lain untuk dipertimbangkan juga, jadi Anda perlu meyakinkan mereka bahwa pilihan Anda adalah yang terbaik dari semua alternatif yang menarik.Membuat persuasif yang sukses Pesan dalam situasi yang menantang ini menuntut perhatian yang cermat terhadap keempat tugas dalam tahap perencanaan, dimulai dengan analisis mendalam tentang tujuan dan audiens Anda.

Menganalisis Situasi Anda

Tujuan Anda mungkin tampak jelas-untuk meyakinkan orang untuk mengunjungi situs web Anda atau membeli papan salju Anda-tapi pesan persuasif dapat menderita dari tiga kesalahan umum yang terkait dengan tujuan. Kesalahan pertama adalah gagal untuk mengklarifikasi tujuan Anda sebelum Anda melanjutkan perencanaan. Katakanlah Anda ingin membujuk anggota manajemen puncak untuk mendukung proyek penelitian tertentu. Tapi apa arti "dukungan"? Apakah Anda ingin mereka menepuk punggung Anda dan berharap Anda baik-baik saja? Atau apakah Anda ingin mereka menarik lima peneliti dari proyek lain dan menugaskan mereka ke proyek Anda? Memiliki tujuan spesifik sangat penting untuk persuasi yang efektif.

Kesalahan kedua adalah gagal untuk secara jelas mengungkapkan tujuan Anda kepada audiens Anda. Anda mungkin merasa tidak nyaman dengan gagasan untuk meminta orang lain memberi Anda waktu, uang, promosi, atau pertimbangan lainnya. Namun, jika Anda tidak bertanya atau jika Anda tidak jelas tentang apa yang Anda inginkan, Anda tidak akan pernah mendapat respons positif.

Kesalahan ketiga adalah gagal menyadari bahwa dalam beberapa situasi, keputusan yang Anda inginkan agar dilakukan seseorang terlalu rumit atau berisiko membuat semuanya lonjakan. Anda tidak bisa menjual gedung perkantoran senilai $ 10 juta dengan menulis surat kepada seseorang dan bertanya kepadanya atau Dia harus membujuknya. Anda perlu membujuk secara bertahap, dengan sebuah pesan yang disesuaikan dengan setiap tahap. Tujuan Anda dalam pesan pertama mungkin memicu minat dengan analisis singkat tentang pendapatan sewa yang potensial. Jika pesan berhasil, Anda mungkin kemudian menawarkan Tur ke situs ini, dan seterusnya sampai akhirnya Anda meminta keputusan. Gagasannya adalah menghasilkan serangkaian jawaban positif yang lebih kecil dalam perjalanan menuju final ya.

Anda dapat mengidentifikasi jumlah dan sifat pesan yang tepat dengan menganalisis audiens Anda. Pesan persuasif terbaik berhubungan erat dengan keinginan dan minat audiens Anda. Pertimbangkan baik hal positif maupun negatif - keinginan, kebutuhan, dan motivasi dari audiens Anda (alasan mengapa mereka menanggapi secara baik pesan Anda), serta kekhawatiran dan keberatan mereka (alasan mengapa mereka mungkin tidak menanggapi dengan baik). Dengan kedua wawasan ini sebagai panduan, Anda kemudian dapat bekerja untuk menemukan kesamaan dengan audiens Anda, sambil menekankan poin positif dan meminimalkan hal-hal negatif.

Jika pesan Anda ditujukan pada satu organisasi besar, Anda dapat mengarahkannya secara spesifik ke beberapa manajer puncak yang membuat jenis keputusan yang Anda minta. Sebaliknya, untuk sebuah pesan yang ditujukan untuk satu juta konsumen, Anda tidak akan pernah tahu Masing-masing satu per satu. Yang terbaik yang dapat Anda lakukan adalah mencicipi sejumlah kecil yang mewakili keseluruhan penonton, lalu dari keinginan dan kebutuhan mereka menyampaikan pesan kerajinan yang seharusnya menarik perhatian semua orang. Misalnya, ClubMom melakukan ini dengan menjawab pertanyaan dan kekhawatiran bahwa sebagian besar Dari ibu cenderung memiliki beberapa titik dalam kehidupan mereka.

Untuk memahami dan mengkategorikan kebutuhan audiens, Anda bisa merujuk pada informasi spesifik seperti demografi (usia, jenis kelamin, pekerjaan, pendapatan, pendidikan, dan karakteristik lain yang dapat diukur dari orang-orang yang ingin Anda bujuk) dan psikografis (kepribadian, sikap, gaya hidup , Dan karakteristik psikologis lainnya). Saat menganalisis anggota audiens Anda, pastikan untuk mempertimbangkan ekspektasi budaya mereka sehingga Anda tidak merusak pesan persuasif Anda dengan menggunakan daya tarik yang tidak tepat atau dengan mengatur pesan Anda dengan cara yang tampaknya tidak biasa atau tidak nyaman bagi audiens Anda.

Mengumpulkan informasi

Setelah analisis situasi Anda selesai, Anda perlu mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menutup kesenjangan antara apa yang diketahui, dipercaya, atau dirasakan oleh audiens Anda sekarang dan apa yang Anda ingin mereka ketahui, yakini, atau rasakan sebagai akibat menerima pesan Anda . Sebagian besar pesan persuasif adalah kombinasi antara faktor logis dan emosional; Lihat "Menyeimbangkan Banding Emosional dan Logika" di halaman 302. Bab 11 menawarkan saran untuk menggunakan teknik penelitian terbaru untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan.

GAMBAR 10. Hirarki Kebutuhan Maslow Abraham Maslow berteori bahwa kebutuhan manusia disusun dalam hierarki dan bahwa orang cenderung memenuhi kebutuhan tingkat rendah sebelum mengejar solusi untuk kebutuhan tingkat tinggi.

Memilih Medium yang Tepat

Pesan persuasif dapat ditemukan di hampir semua media komunikasi yang pernah dibuat, dari pesan instan dan podcast hingga iklan radio dan penulisan langit. Untuk pesan persuasif yang ditujukan untuk khalayak internal, pilihan media Anda akan mengikuti panduan yang ada di Bab 4. Namun, untuk pesan pemasaran dan penjualan, pilihan Anda jauh lebih banyak. Sebenarnya, biro iklan menggunakan spesialis media yang satu-satunya pekerjaannya untuk menganalisis pilihan media yang ada dan memilih kombinasi biaya yang paling efektif untuk setiap klien dan setiap kampanye periklanan.

                Untuk lebih memperumit masalah, berbagai anggota audiens Anda mungkin lebih memilih media yang berbeda untuk pesan yang sama. Beberapa konsumen suka melakukan semua belanja mobil mereka secara langsung, sementara yang lain melakukan sebagian besar riset mereka secara online. Beberapa orang tidak keberatan dengan e-mail promosi untuk Produk yang mereka minati; Yang lain membenci setiap bagian dari e-mail komersil yang mereka terima. Jika Anda tidak dapat memastikan bahwa Anda dapat menjangkau sebagian besar atau semua audiens Anda dengan media tunggal, Anda harus menggunakan dua atau lebih, seperti menindaklanjuti kampanye e-mail dengan huruf cetak.

Mengorganisir Informasi Anda

Persuasi yang sukses memerlukan perhatian yang cermat dari keempat aspek pengorganisasian informasi Anda: menentukan gagasan utama Anda, membatasi lingkup Anda, memilih pendekatan langsung atau tidak langsung, dan mengelompokkan poin Anda dengan cara yang berarti. Gagasan utama yang paling efektif untuk pesan persuasif memiliki satu kesamaan: yaitu tentang penerima, bukan pengirimnya. Ucapkan isyarat dari pengiklan yang sukses seperti iklan Nike. Perusahaan tidak pernah tentang perusahaan dan seringkali tidak mengenai hal itu. Produk, mereka tentang pengalaman pelanggan saat menggunakan produk Nike. Anda bisa mendapatkan keuntungan dari pendekatan yang sama untuk semua pesan persuasif. Jika Anda mencoba meyakinkan orang lain untuk bergabung dengan Anda dalam usaha bisnis, jelaskan bagaimana ini akan membantu mereka, bukan bagaimana hal itu akan membantu Anda.

                Untuk membatasi ruang lingkup setiap pesan secara efektif, sertakan hanya informasi yang dibutuhkan untuk membantu audiens Anda mengambil langkah berikutnya untuk mengambil keputusan akhir atau mengambil tindakan terakhir yang Anda inginkan. Dalam skenario sederhana seperti membujuk rekan satu tim untuk menghadiri sebuah pertemuan khusus, Anda bisa memasukkan semua yang harus Anda katakan ke dalam satu pesan singkat tunggal. Tetapi jika Anda ingin perusahaan Anda menginvestasikan beberapa juta dolar untuk ide produk terbaru Anda, cakupan pesan pertama Anda mungkin terbatas untuk mengamankan 10 menit pada rapat komite eksekutif berikutnya sehingga Anda dapat mengenalkan ide Anda dan mendapatkan izin untuk menjelajahinya.

                Seperti pesan rutin dan negatif, pendekatan organisasi terbaik didasarkan pada reaksi audiens Anda terhadap pesan Anda. Namun, karena sifat persuasi adalah meyakinkan anggota audiens Anda untuk mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan mereka, sebagian besar pesan persuasif menggunakan Pendekatan tidak langsung. Itu berarti Anda ingin menjelaskan alasan dan membangun minat sebelum meminta keputusan atau tindakan. Beberapa contoh pendekatan tidak langsung disajikan di sepanjang bab ini.

                Pertimbangkan pendekatan langsung kapanpun Anda tahu audiens Anda siap untuk mendengar proposal Anda. Jika atasan Anda ingin mengubah perusahaan pelayaran dan meminta rekomendasi Anda, Anda mungkin ingin membuka dengan pilihan Anda, kemudian berikan alasan Anda sebagai cadangan. Demikian pula, jika ada kemungkinan besar anggota audiens Anda akan setuju dengan pesan Anda, jangan memaksa mereka untuk mengarungi halaman penalaran sebelum melihat ide utama Anda. Jika hal itu terjadi tidak sesuai dengan nada Anda, mereka dapat beralih ke penalaran Anda untuk Lihat mengapa Anda mempromosikan gagasan itu. Pendekatan langsung juga dinanti jika Anda telah membangun kasus Anda melalui beberapa pesan tidak langsung dan sekarang saatnya membuat permintaan Anda.

                Pilihan Anda antara pendekatan langsung dan tidak langsung juga dipengaruhi oleh tingkat otoritas, keahlian, atau kekuatan Anda dalam sebuah organisasi. Sebagai manajer lini pertama yang menulis pesan persuasif kepada manajemen puncak, Anda mungkin mencoba untuk menjadi diplomatik dan menggunakan pendekatan tidak langsung pendekatan. Tapi pilihan Anda bisa menjadi bumerang jika beberapa manajer menganggap ketidak seimbangan Anda tidak memiliki kepercayaan diri atau bahkan integritas. Di sisi lain, Anda mungkin mencoba menghemat waktu pengawas Anda dengan menggunakan pendekatan langsung, yang mungkin dianggap kurang ajar dan sombong. Demikian pula, saat menulis Pesan persuasif kepada karyawan, Anda dapat menggunakan pendekatan tidak langsung untuk mempermudah perubahan besar, namun audiens Anda mungkin menganggap pesan Anda lemah, bahkan tidak menimbulkan rasa malu. Anda perlu memikirkan dengan hati-hati tentang budaya perusahaan Anda dan apa yang diharapkan audiens sebelum memilih pendekatan Anda.

Langkah 2: Tulis Pesan Anda

Sifat persuasif yang umumnya tidak diundang dan terkadang tidak disukai berarti sikap "Anda" lebih penting daripada sebelumnya. Kebanyakan orang bahkan tidak akan memperhatikan pesan Anda, apalagi meresponsnya, jika bukan tentang mereka. Anda Dapat mendorong penerimaan yang lebih diterima dengan (1) menggunakan bahasa yang positif dan sopan, (2) memahami dan menghormati perbedaan budaya, (3) sensitif terhadap budaya organisasi, dan (4) mengambil langkah untuk membangun kredibilitas Anda.

                Bahasa positif biasanya terjadi secara alami dengan pesan persuasif, karena Anda mempromosikan ide atau produk yang Anda percaya. Namun, bahasa sopan tidak se otomatis yang mungkin Anda pikirkan. Beberapa penulis secara tidak sengaja menghina pembaca mereka dengan menyiratkan bahwa mereka telah membuat pilihan yang buruk di masa lalu atau memerlukan wawasan tajam penulis untuk membuat pilihan yang baik dalam situasi saat ini.

Mendemonstrasikan pemahaman dan penghormatan terhadap perbedaan budaya sangat penting untuk persuasi. Misalnya, teknik agresif dan menjual dengan keras kemungkinan akan memusuhi pendengar Prancis. Di Jerman, di mana orang cenderung berfokus pada hal-hal teknis, pastikan Anda memberikan dukungan yang solid. Bukti untuk semua pesan. Di Swedia, khalayak cenderung berfokus pada pertanyaan teoritis dan implikasi strategis, sedangkan kegunaan biasanya berkaitan dengan masalah yang lebih praktis.

Sama seperti budaya dalam berbagai kelompok sosial mempengaruhi keberhasilan pesan persuasif, demikian juga budaya di dalam berbagai organisasi. Setiap saat, setiap perusahaan mengembangkan budaya internal tertentu yang menghasilkan banyak harapan mengenai komunikasi. Misalnya, beberapa organisasi menangani perselisihan dan konflik secara tidak langsung dan di belakang layar, sementara yang lain menerima dan bahkan mendorong diskusi terbuka dan berbagi sudut pandang yang berbeda. Demikian pula, tingkat formalitas sangat bervariasi. Ketika Anda menerima dan mengikuti tradisi ini, walaupun mereka tidak mencerminkan preferensi pribadi Anda, Anda menunjukkan kepada audiens bahwa Anda memahaminya dan menghargai nilai-nilai mereka.

Akhirnya, ketika mencoba membujuk audiens yang skeptis atau bermusuhan, Anda harus meyakinkan orang bahwa Anda tahu apa yang Anda bicarakan dan bahwa Anda tidak mencoba untuk menyesatkan mereka. Tanpa kredibilitas ini, usaha Anda untuk membujuk tampaknya tidak efektif dan manipulatif. Terlebih lagi, perhatikan bahwa menurut penelitian terbaru, kebanyakan manajer melebih-lebihkan kredibilitas mereka sendiri. Membentuk kredibilitas Anda dalam pesan persuasif membutuhkan waktu. Bab 5 mencantumkan karakteristik penting untuk membangun dan mempertahankan kredibilitas Anda, termasuk kejujuran, objektivitas, kesadaran akan kebutuhan pemirsa, pengetahuan dan keahlian, dukungan, kinerja, dan gaya komunikasi. Untuk membangun kredibilitas dalam pesan persuasif, cobalah melampaui karakteristik ini dengan:

·         Menggunakan bahasa sederhana. Dalam situasi yang paling persuasif, audiens Anda akan berhati-hati, mengamati klaim yang fantastis, deskripsi yang tidak dapat diatasi, dan manipulasi emosional.

·         Mendukung pesan Anda dengan fakta. Dokumen pendukung, statistik, hasil penelitian, dan testimonial yang spesifik dan relevan - semuanya dapat memberikan bukti objektif untuk apa yang harus Anda katakan.

·         Mengidentifikasi sumber Anda. Memberitahu audiens Anda dari mana informasi Anda berasal dan siapa yang setuju dengan Anda meningkatkan kredibilitas Anda, terutama jika audiens Anda telah menghormati sumbernya.

·         Menjadi ahli (atau menemukan seseorang untuk mendukung pesan Anda). Pengetahuan Anda tentang topik subjek Anda membantu Anda memberi audiens informasi berkualitas yang diperlukan untuk mengambil keputusan.

·         Menetapkan landasan bersama. Keyakinan, sikap, dan pengalaman latar belakang yang Anda alami bersama anggota audiens Anda akan membantu mereka mengenali Anda.

·         Menjadi objektif. Kemampuan Anda untuk memahami dan mengakui semua sisi dari sebuah isu membantu Anda menyajikan argumen yang adil dan logis dalam pesan persuasif Anda.

·         Menunjukkan niat baik Anda. Kesediaan Anda untuk mempertahankan minat terbaik audiens Anda membantu Anda menciptakan pesan persuasif yang tidak hanya lebih efektif tapi juga lebih etis (lihat "Detektif Etika: Kasus Kredibilitas yang Luar Biasa").

Langkah 3: Lengkapi Pesan Anda

Pro tahu dari pengalaman bahwa detail dapat membuat atau menghancurkan pesan persuasif, jadi mereka berhati-hati untuk tidak mengubah bagian proses penulisan ini. Misalnya, pengiklan mungkin memiliki lebih dari satu puluh orang yang meninjau pesan sebelum diluncurkan ke publik.

                Saat Anda mengevaluasi konten Anda, cobalah menilai argumen Anda secara obyektif dan cobalah untuk tidak melebih-lebihkan kredibilitas Anda. Saat merevisi kejelasan dan keringkasan, hati-hati mencocokkan tujuan dan organisasi dengan kebutuhan audiens. Jika memungkinkan, mintalah seorang rekan berpengalaman yang mengenal audiens Anda dengan baik. Tinjau rancangan Anda. Elemen desain Anda harus melengkapi, jangan mengurangi, argumen Anda. Selain itu, proofreading yang cermat akan membantu mengidentifikasi kesalahan mekanis atau ejaan yang akan melemahkan potensi persuasif Anda. Akhirnya, pastikan metode distribusi Anda sesuai dengan harapan audiens dan juga tujuan Anda. Jangan memulai usaha persuasif Anda dengan kaki yang salah dengan mengganggu audiens Anda dengan metode pengiriman yang tidak diinginkan.

Dengan model tiga langkah, Anda siap untuk mulai menyusun pesan persuasif, dimulai dengan pesan bisnis persuasif (yang mencoba meyakinkan khalayak untuk menyetujui proyek baru, memasuki kemitraan bisnis, dan seterusnya), diikuti oleh pemasaran dan Pesan penjualan (yang mencoba meyakinkan khalayak untuk dipertimbangkan dan kemudian membeli produk dan layanan).

MENGEMBANGKAN PESAN BISNIS PERSUASIF

Pesan bisnis persuasif terdiri dari kategori yang luas dan beragam, dengan khalayak yang berkisar dari satu orang di departemen Anda sendiri hingga instansi pemerintah, investor, mitra bisnis, tokoh masyarakat, dan kelompok eksternal lainnya. Kesuksesan Anda sebagai pebisnis sangat terkait dengan kemampuan Anda. Untuk meyakinkan orang lain untuk menerima gagasan baru, mengubah kebiasaan lama, atau bertindak berdasarkan rekomendasi Anda. Bahkan di awal karir Anda, Anda mungkin memiliki kesempatan untuk meyakinkan manajer Anda agar membiarkan Anda bergabung dalam proyek yang menarik atau untuk memperbaiki proses penting. Ketika Anda beralih ke posisi tanggung jawab yang lebih besar, pesan persuasif Anda bisa mulai mempengaruhi investasi jutaan dolar dan karier ratusan atau ribuan karyawan. Jelas, peningkatan keterampilan persuasif Anda perlu disesuaikan dengan perawatan dan ketelitian analisis dan perencanaan Anda sehingga gagasan yang Anda yakin orang lain adopsi terdengar baik.

Strategi untuk Pesan Bisnis Persuasif

Tujuan dari pesan bisnis persuasif adalah untuk meyakinkan audiens Anda bahwa permintaan atau ide Anda masuk akal dan akan menguntungkan pembaca Anda dengan cara tertentu. Dalam konteks proses tiga langkah, persuasi yang efektif melibatkan empat strategi penting: menyusun pesan Anda, Menyeimbangkan daya tarik emosional dan logis, memperkuat posisi Anda, dan mengantisipasi keberatan. (Perhatikan bahwa semua konsep ini di bagian ini juga berlaku untuk pesan pemasaran dan penjualan, yang akan dibahas kemudian di bab ini.)

Penataan Pesan Anda dengan Model AIDA

Banyak pesan persuasif mengikuti pendekatan tidak langsung empat fasa. Tahap pertama adalah untuk mendapatkan perhatian anggota audiens Anda. Tahap kedua kemudian meningkatkan minat anggota audiens Anda, dan usaha ketiga untuk mengubah sikap mereka terhadap penawaran atau gagasan Anda. Tahap keempat kemudian memotivasi pembaca untuk mengambil tindakan yang spesifik. Model AIDA mengatur pesan Anda ke dalam empat fase ini: (1) perhatian, (2) minat, (3) keinginan, dan (4) tindakan (lihat Tabel 10.1). Model lainnya ada , Tapi mereka semua mengikuti pola yang mirip dengan yang ini:

·         ATTENTION (Perhatian). Tujuan pertama Anda adalah mendorong audiens Anda untuk mendengar gagasan utama Anda. Tuliskan kalimat pembuka singkat dan menarik, tanpa klaim yang berlebihan atau poin yang tidak relevan. Carilah beberapa landasan bersama untuk membangun kasus Anda (lihat Gambar 10.3). Dan sementara Anda ingin bersikap positif dan percaya diri, pastikan Anda tidak memulai dengan "hard sell", sebuah pembukaan yang memaksa dan agresif. Sering menempatkan penonton berjaga-jaga dan bersikap defensif.

·         INTEREST (Minat). Jelaskan relevansi pesan Anda dengan audiens Anda. Melanjutkan tema yang Anda mulai dengan, cat gambaran yang lebih rinci tentang masalah yang Anda usulkan untuk dipecahkan dengan solusi yang Anda tawarkan (apakah itu ide baru, proses baru, produk baru, atau apa pun).

·         DESIRE (Keinginan). Bantu anggota audiens merangkul gagasan Anda dengan menjelaskan bagaimana perubahan tersebut akan menguntungkan mereka, baik secara pribadi maupun profesional. Kurangi resistensi dengan mengidentifikasi dan menjawab terlebih dahulu pertanyaan yang mungkin dimiliki audiens. Jika ide Anda rumit, Anda mungkin perlu menjelaskan bagaimana Anda akan menerapkannya. Kalahkan klaim Anda untuk meningkatkan kesediaan audiens agar mengambil tindakan yang Anda sarankan di Bagian selanjutnya

·         ACTION (Tindakan). Lakukan tindakan yang Anda inginkan agar diambil pembaca. Buat lebih dari sekedar pernyataan seperti "Tolong segerakan program ini" atau "Kirimkan saya pengembalian dana." Inilah kesempatan untuk mengingatkan pembaca akan manfaat dari tindakan pencurian. Rahasia sukses Tahap tindakan membuat tindakan menjadi mudah, jadi jika memungkinkan, berikan beberapa pilihan kepada pembaca untuk merespons, seperti nomor bebas pulsa yang harus dihubungi dan situs web untuk dikunjungi. Sertakan tenggat waktu bila berlaku.

Rencana AIDA dibuat khusus untuk menggunakan pendekatan tidak langsung, memungkinkan Anda untuk menyimpan ide utama Anda untuk fase tindakan. Namun, ini juga dapat digunakan untuk pendekatan langsung, dalam hal ini Anda menggunakan ide utama Anda sebagai pengambil perhatian. , Buat minat dengan argumen Anda, ciptakan keinginan dengan bukti Anda, dan tekankan kembali gagasan utama Anda dalam fase aksi dengan tindakan spesifik yang Anda inginkan dari audiens Anda.

Bila pesan AIDA Anda menggunakan pendekatan tidak langsung dan disampaikan melalui memo atau e-mail, ingatlah bahwa baris subjek Anda biasanya menangkap mata pembaca Anda terlebih dahulu. Tantangan Anda adalah membuatnya menarik dan cukup relevan untuk menarik perhatian pembaca tanpa mengungkapkan tujuan utama Anda. ide. Jika Anda memasukkan permintaan Anda ke dalam baris subjek, kemungkinan Anda akan mendapatkan yang cepat sebelum Anda sempat menunjukkan argumen Anda.

Anda juga dapat melihat dari model AIDA mengapa sangat penting untuk memiliki tujuan yang ringkas dan terfokus untuk pesan persuasif Anda. Jika tidak, Anda akan merasa hampir tidak mungkin memandu pembaca Anda melalui setiap tahap dari perhatian pada tindakan. Fokus pada tujuan utama Anda saat mempresentasikan kasus Anda, dan memusatkan usaha Anda untuk mencapai satu tujuan itu. Misalnya, jika ide utama Anda adalah meyakinkan Perusahaan Anda untuk memasang sistem pesan telepon baru, meninggalkan diskusi tentang mengalihkan operator jarak jauh sampai hari lain-kecuali jika relevan dengan argumen Anda.

Menyeimbangkan Kecerdasan Emosional dan Logika

Bayangkan Anda sedang duduk di panel kontrol dengan satu tombol berlabel "logika" dan "emosi" berlabel lainnya. Saat Anda menyiapkan pesan persuasif Anda, Anda dengan hati-hati menyesuaikan setiap tombol, menyetel pesan untuk dampak maksimal. Terlalu sedikit emosi dan audiens Anda mungkin tidak cukup peduli untuk merespons. Banyak emosi dan audiens Anda mungkin mengira Anda belum memikirkan pertanyaan bisnis yang sulit.

Secara umum, pesan bisnis persuasif lebih mengandalkan daya tarik logis daripada daya tarik emosional, karena gagasan utamanya adalah menghemat uang, meningkatkan kualitas, dan sebagainya. Sementara logika berbobot berat, jangan berasumsi bahwa keputusan bisnis itu murni logis dan karena itu mengabaikan komponen emosional. Misalnya, Anda mungkin bisa membangun kasus logis yang kuat untuk mengakuisisi perusahaan lain, berdasarkan perkiraan pengembalian keuangan dan faktor obyektif lainnya. Namun, para manajer membuat keputusan akan mengalami berbagai emosi, seperti takut membuat langkah yang salah yang bisa mengancam karir. Untuk menemukan keseimbangan optimal, pertimbangkan empat faktor: (1) tindakan yang ingin Anda motivasikan, (2) harapan pembaca Anda, (3) tingkat kemampuan yang harus Anda atasi, dan (4) seberapa jauh Anda merasa diberdayakan untuk pergi ke Jual point of view anda.

Banding Emosional, Daya tarik emosional menuntut perasaan, mendasarkan argumen pada kebutuhan atau simpati penonton, namun daya tarik semacam itu harus tidak kentara.9 Misalnya, Anda dapat memanfaatkan emosi seputar kata-kata tertentu. Kebebasan kata-kata membangkitkan perasaan kuat, Seperti kata-kata seperti kesuksesan, prestise, welas asih, bebas, nilai, dan kenyamanan. Kata-kata seperti itu membuat anggota audiens Anda dalam kerangka berpikir tertentu dan membantu mereka menerima pesan Anda. Namun, daya tarik emosional tidak harus efektif oleh mereka sendiri. Bagi kebanyakan situasi bisnis, penggunaan emosi sebaik-baiknya sejalan dengan logika. Bahkan jika anggota audiens Anda mencapai kesimpulan berdasarkan emosi, mereka juga akan meminta Anda untuk memberikan dukungan logis.

Banding Logis, Sebuah seruan logis berdasarkan alasan. Dengan argumen apa pun yang mungkin Anda gunakan untuk meyakinkan audiens, Anda mengajukan klaim dan kemudian mendukung klaim Anda dengan alasan atau bukti. Saat mengajukan pertanyaan kepada logika audiens Anda, Anda mungkin menggunakan tiga jenis penalaran:

·         Analogi, Dengan analogi Anda, alasan Anda dari bukti spesifik terhadap bukti yang spesifik. Misalnya, untuk meyakinkan manajemen agar membeli firewall yang lebih kuat untuk melindungi jaringan komputer perusahaan Anda, Anda mungkin menggunakan analogi "mengitari gerobak," seperti saat gerobak tertutup Benua berkumpul dalam lingkaran setiap malam untuk membentuk ruang yang aman di dalamnya.

·         Induksi, Dengan penalaran induktif, Anda bekerja dari bukti spesifik sampai pada kesimpulan umum. Untuk meyakinkan tim Anda untuk mengubah proses manufaktur baru, misalnya, Anda dapat menunjukkan bahwa setiap perusahaan yang telah menerapkannya telah meningkatkan keuntungan, jadi itu harus menjadi ide yang cerdas.

·         Deduksi, Dengan penalaran deduktif, Anda bekerja dari generalisasi sampai pada kesimpulan yang spesifik. Untuk meyakinkan atasan Anda untuk mempekerjakan staf pendukung pelanggan tambahan, Anda mungkin menunjuk pada survei industri yang menunjukkan betapa pentingnya kepuasan pelanggan terhadap keuntungan perusahaan.

Setiap metode pertimbangan adalah rentan terhadap penyalahgunaan, disengaja dan tidak disengaja, jadi verifikasi argumen rasional Anda dengan saksama. Misalnya, dalam kasus proses manufaktur, adakah faktor lain yang mempengaruhi integritas penalaran Anda? Bagaimana jika proses itu berjalan baik hanya untuk perusahaan kecil dengan sedikit produk dan perusahaan Anda adalah raksasa multinasional dengan 10.000 produk? Untuk menghindari kesalahan logika, ikuti panduan berikut ini:

·         Hindari generalisasi yang terburu-buru. Pastikan Anda memiliki banyak bukti sebelum menarik kesimpulan.

·         Hindari penalaran melingkar. Alasan melingkar adalah kesalahan logis di mana Anda mencoba mendukung klaim Anda dengan memberikannya kembali dengan kata-kata yang berbeda. Pernyataan "Kami tahu pekerja temporer tidak dapat menangani tugas ini karena temps tidak memenuhi syarat untuk itu" tidak membuktikan apapun karena klaim dan dukungannya Bukti pada dasarnya identik. Tidak membuktikan mengapa temps tidak memenuhi syarat.

·         Hindari menyerang lawan. Jika daya tarik persuasif Anda melibatkan penghitungan daya tarik kompetitif yang dibuat oleh orang lain, pastikan Anda menyerang argumen yang dibuat lawan Anda, bukan karakternya.

·         Hindari terlalu menyederhanakan masalah yang kompleks. Pastikan Anda menyajikan semua faktor dan tidak mengurangi berbagai pilihan ke skenario "baik / atau" sederhana jika tidak demikian.

·         Hindari anggapan keliru tentang sebab dan akibat. Jika Anda tidak dapat mengisolasi dampak dari faktor tertentu, Anda tidak dapat menganggap itu penyebab dari efek apa pun yang sedang Anda diskusikan. Cuaca membaik di musim semi, dan orang mulai bermain bisbol di musim semi. Apakah cuaca baik menyebabkan enggak? Tidak. Ada korelasi antara keduanya - yang berarti data yang terkait dengannya cenderung naik dan turun pada saat bersamaan, namun tidak ada sebab-akibat - tidak ada bukti bahwa seseorang menyebabkan yang lain. Kompleksitas banyak situasi bisnis membuat sebab dan akibat. Tantangan tertentu. Anda menurunkan harga dan penjualan naik. Apakah harga yang lebih rendah penyebabnya? Mungkin, tapi itu mungkin disebabkan oleh pesaing dengan masalah pengiriman, kampanye periklanan yang lebih baik, atau sejumlah faktor lainnya.

·         Hindari analogi yang salah. Pastikan bahwa dua objek atau situasi yang dibandingkan cukup mirip untuk analoginya. Misalnya, analogi antara mengitari gerobak dan menggunakan firewall jaringan tidak sepenuhnya valid, karena mengitari gerobak adalah langkah sementara dan jaringan komputer memerlukan perlindungan permanen.

·         Hindari dukungan yang tidak logis. Pastikan hubungan antara klaim Anda dan dukungan Anda benar-benar logis dan tidak didasarkan pada lompatan iman, premis yang hilang, atau bukti yang tidak relevan.

Memperkuat Posisi Anda

Setelah Anda menyelesaikan elemen dasar argumen Anda, melangkah mundur dan mencari cara untuk memperkuat kekuatan posisi Anda. Dapatkah Anda menemukan kata-kata yang lebih kuat untuk menyampaikan pesan Anda? Misalnya, jika perusahaan Anda berada dalam masalah keuangan yang serius, berbicara tentang bertahan hidup lebih hebat daripada membicarakan operasi lanjutan. Dengan menggunakan abstraksi yang jelas seperti ini disertai fakta dan angka dasar dapat membawa argumen Anda ke kehidupan. Seperti halnya alat yang hebat sekalipun, Gunakan bahasa dan abstraksi yang jelas dengan saksama dan jujur.

Selain pilihan kata individual, pertimbangkan untuk menggunakan metafora dan figur pidato lainnya. Jika Anda ingin mendeskripsikan sistem kontrol kualitas karena dirancang untuk menangkap setiap kemungkinan cacat produk, Anda bisa menyebutnya jaring laba-laba untuk menyiratkan bahwa ia menangkap segala sesuatu yang terjadi. Demikian pula, anekdot dan cerita dapat membantu audiens Anda memahami makna dan kepentingan argumen Anda. Bukan hanya mencatat tingkat kegagalan rata-rata komputer laptop oldermodel, taruh wajah manusia pada masalah ini dengan menjelaskan apa yang terjadi saat komputer Anda mogok saat kritis. Presentasi ke pelanggan terbesar perusahaan Anda.

Di luar kata-kata tertentu dari pesan Anda, carilah kekuatan dan faktor lain yang dapat memperkuat posisi Anda. Ketika Anda meminta sesuatu, anggota audiens Anda akan merasa lebih mudah memberikan permintaan Anda jika mereka juga mendapat manfaat darinya. Misalnya, jika Anda meminta lebih banyak uang untuk meningkatkan staf Anda, Anda mungkin menawarkan untuk meminjamkan karyawan baru tersebut ke manajer lain selama beban kerja puncak di departemen lain. Waktu dari pesan Anda juga dapat membantu. Hampir semua organisasi beroperasi dalam siklus beberapa Pembayaran semacam masuk dari pelanggan utama, pembayaran pajak keluar, permintaan musiman untuk produk, Dan seterusnya. Ikuti pola-pola ini untuk melihat apakah mereka dapat bekerja untuk atau melawan Anda. Misalnya, waktu terbaik untuk meminta staf tambahan mungkin tepat setelah periode aktivitas intens yang mendorong beberapa pelanggan untuk mengeluh tentang layanan yang buruk, ketika Pengalaman masih segar dalam pikiran setiap orang. Jika Anda menunggu beberapa bulan untuk siklus penganggaran tahunan, aspek emosional dari pengalaman akan pudar dan permintaan Anda akan terlihat seperti kenaikan biaya lainnya.

Mengantisipasi Keberatan Bahkan pesan persuasif yang paling kuat pun dapat diperkirakan akan menghadapi beberapa penolakan awal. Cara terbaik untuk mengatasi hambatan pemirsa adalah dengan mengantisipasi sebanyak mungkin keberatan dan mengatasinya dalam pesan awal Anda sebelum audiens Anda bahkan dapat membesarkan mereka. Misalnya, jika Anda tahu bahwa proposal Anda beralih ke bahan berbiaya rendah akan menimbulkan kekhawatiran tentang kualitas produk dan kepuasan pelanggan, sampaikan masalah ini langsung di pesan Anda. Anda menunggu sampai orang menarik perhatian setelah membaca pesan Anda, kemungkinannya adalah Mereka sudah akan tertarik pada perusahaan sebelum Anda memiliki kesempatan untuk mengatasi masalah mereka. Dengan menangani masalah tersebut dengan segera, Anda juga menunjukkan apresiasi yang luas terhadap masalah ini dan menyiratkan kepercayaan pada pesan Anda. Antisipasi ini sangat penting dalam pesan tertulis, bila Anda tidak memiliki kesempatan untuk mendeteksi dan menanggapi keberatan di tempat.

Jika Anda mengharapkan audiens yang bermusuhan, salah satu bias terhadap rencana Anda dari awal, menyajikan semua sisi cerita. Ketika Anda membahas setiap pilihan, jelaskan pro dan kontra. Anda akan mendapatkan kredibilitas tambahan jika Anda mempresentasikan pilihan ini sebelum mempresentasikan rekomendasi Anda. Atau keputusan.

Untuk menemukan keberatan pemirsa, cobalah beberapa skenario "Bagaimana jika?". Letakkanlah ide dan gagasan Anda sendiri sebelum audiens Anda melakukannya. Kemudian cari solusi untuk masalah yang telah Anda temukan.

Juga, kenali bahwa orang lebih cenderung mendukung apa yang mereka bantu ciptakan, jadi mintalah pendapat audiens Anda tentang pemikiran mereka tentang masalah ini sebelum Anda memasukkan argumen Anda bersama-sama. Jika sesuai, biarkan audiens Anda merekomendasikan beberapa solusi. Dengan pemikiran dan usaha yang memadai, Anda bahkan mungkin bisa mengubah masalah menjadi peluang; misalnya, Anda mungkin menunjukkan bagaimana proposal Anda akan lebih ekonomis dalam jangka panjang, walaupun mungkin harganya mahal. Lebih sekarang. Pastikan untuk teliti, terbuka, dan objektif tentang semua fakta dan alternatifnya.

Akhirnya, ingatlah bahwa kompromi mungkin merupakan jalan terbaik menuju kesuksesan. Daripada menolak keberatan audiensi secara otomatis atau mengabaikan gagasan alternatif, dengarkan baik-baik, kemudian libatkan audiens Anda dalam diskusi. Kemungkinan Anda akan mendapatkan solusi yang lebih baik lagi. Dari aslinya.

Untuk meninjau langkah-langkah yang terlibat dalam mengembangkan pesan persuasif, lihat "Daftar Periksa: Mengembangkan Pesan yang Persuasif."

Contoh Umum Pesan Bisnis Persuasif

Sepanjang karir Anda, Anda akan memiliki banyak kesempatan untuk menulis pesan persuasif di dalam organisasi Anda: menjual supervisor pada gagasan untuk meningkatkan kualitas, menunjukkan prosedur operasi yang lebih efisien, memunculkan kerja sama dari departemen yang bersaing, memenangkan dukungan karyawan untuk paket manfaat baru, meminta Uang untuk peralatan baru atau pendanaan untuk proyek khusus. Demikian pula, Anda dapat mengirimkan berbagai pesan persuasif kepada orang-orang di luar organisasi: meminta dana investasi, membentuk opini publik, atau meminta penyesuaian yang melampaui kewajiban kontrak pemasok. Selain itu, banyak Dari permintaan rutin yang Anda pelajari di Bab 8 bisa menjadi pesan persuasif jika Anda menginginkan hasil yang tidak rutin atau percaya bahwa Anda belum menerima perlakuan yang adil. Sebagian besar pesan ini dapat dibagi menjadi permintaan persuasif untuk tindakan, presentasi gagasan yang persuasif, dan klaim persuasif dan permintaan untuk penyesuaian.

Permintaan Persuasif untuk Aksi

Sebagian besar pesan bisnis persuasif Anda akan melibatkan permintaan tindakan. Dalam beberapa kasus, permintaan Anda akan diantisipasi, jadi pendekatan langsungnya baik. Di lain pihak, Anda perlu mengenalkan niat Anda secara tidak langsung, dan model AIDA sangat ideal untuk ini. Tujuan. Buka perangkat yang menarik perhatian dan tunjukkan kepada pembaca bahwa Anda mengetahui sesuatu tentang masalah mereka.

Gunakan bagian minat dan keinginan dari pesan Anda untuk menunjukkan bahwa Anda memiliki alasan bagus untuk mengajukan permintaan semacam itu dan untuk menutupi apa yang Anda ketahui tentang situasinya: fakta dan angka, manfaat dari membantu, dan riwayat atau pengalaman apa pun yang akan meningkatkan daya tarik Anda. . Tujuan Anda adalah (1) untuk mendapatkan kredibilitas dan (2) membuat pembaca Anda percaya bahwa membantu Anda memang akan membantu memecahkan masalah yang signifikan. Setelah Anda menunjukkan bahwa pesan Anda relevan dengan pembaca Anda, Anda dapat menutup permintaan untuk beberapa tindakan atau keputusan tertentu (lihat Gambar 10.4).

Ketika meminta tindakan yang relatif kecil (seperti meminta seseorang untuk menghadiri rapat saat Anda tidak hadir), Anda biasanya dapat menggunakan pendekatan langsung. Namun, jika meminta tindakan yang lebih signifikan (seperti meminta manajemen atas untuk anggaran yang lebih besar), Gunakan teknik persuasif tidak langsung untuk meyakinkan pembaca tentang nilai tindakan. Sertakan semua informasi yang diperlukan tentang permintaan dan fakta dan angka yang akan membantu meyakinkan pembaca Anda bahwa tindakan atau keputusannya sesuai dengan kepentingan terbaik perusahaan.

Presentasi Gagasan yang Persuasif

Sebagian besar pesan persuasif internal berfokus untuk membuat penonton membuat keputusan tertentu atau melakukan tindakan tertentu. Namun, Anda akan menghadapi situasi di mana Anda hanya ingin mengubah sikap atau kepercayaan tentang topik tertentu, tanpa meminta audiens untuk memutuskan atau melakukan sesuatu-setidaknya belum. Dalam usaha persuasif yang rumit dan multistep, tujuan dari pesan pertama Anda mungkin Tidak lebih dari meyakinkan anggota audiens Anda untuk menguji kembali pendapat atau asumsi mereka atau untuk mengakui kemungkinan cara berpikir baru.

Misalnya, Worldwide Web Consortium (sebuah asosiasi global yang mendefinisikan banyak panduan dan teknologi di balik World Wide Web) telah meluncurkan sebuah kampanye yang disebut Inisiatif Aksesibilitas Web. Meskipun tujuan utama Konsorsium membuat situs web lebih mudah diakses orang cacat atau batasan terkait usia, tujuan sementara kunci hanyalah membuat pengembang situs web lebih sadar akan kebutuhan. Sebagai bagian dari upaya ini, Konsorsium telah mengembangkan sebuah presentasi yang menyoroti Sifat masalah yang dihadapi banyak pengunjung web.

Klaim dan Permintaan yang Persuasif untuk Penyesuaian

Meskipun klaim dan permintaan persuasif untuk penyesuaian kadang-kadang disebut sebagai surat pengaduan, Anda tidak menuliskannya hanya untuk mendapatkan keluhan dari dada Anda. Tujuan Anda adalah meyakinkan seseorang untuk membuat penyesuaian sesuai keinginan Anda. Anda bekerja menuju tujuan ini dengan Menunjukkan perbedaan antara apa yang Anda harapkan dan apa yang sebenarnya Anda terima.

Sebagian besar surat klaim adalah pesan rutin dan menggunakan pendekatan langsung yang dibahas di Bab 8. Namun, baik konsumen maupun profesional bisnis kadang-kadang menghadapi situasi di mana mereka percaya bahwa mereka belum menerima kesepakatan yang adil. Misalnya, Anda mungkin telah membeli produk tapi tidak Pakailah segera. Bila akhirnya Anda mencoba menggunakannya, Anda akan merasa cacat - namun garansi sudah habis masa berlakunya. Anda harus menggunakan komunikasi persuasif untuk meyakinkan penjual bahwa produk tersebut harus menggantikan produk.

Karena Anda sudah membayarnya, Anda jelas tidak bisa mengancam untuk menahan pembayaran. Sebaliknya, coba sampaikan informasi dasarnya yang negatif dengan cara yang akan mendapat hasil positif. Untungnya, kebanyakan orang dalam bisnis terbuka untuk menyelesaikan klaim Anda dengan cukup. Ini untuk keuntungan mereka untuk mempertahankan niat baik Anda dan untuk menyelesaikan masalah Anda dengan cepat.

Sarana kunci dari klaim persuasif yang baik adalah tinjauan fakta dan nada percaya diri dan positif yang lengkap dan spesifik. Anggap bahwa orang lain tidak mencoba menipu Anda dan Anda berhak merasa puas dengan transaksi tersebut. Bersabarlah persuasif. Klaim dengan menyatakan masalah mendasar atau mengkaji ulang apa yang telah dilakukan mengenai masalah tersebut sejauh ini. Sertakan sebuah pernyataan yang dapat disetujui oleh audiens dan audiens Anda atau yang menjelaskan apa yang ingin meyakinkan audiens Anda. Jadilah sespesifik mungkin tentang apa yang Anda inginkan terjadi. Selanjutnya, beritahu pembaca Anda alasan bagus untuk memberikan klaim Anda. Tunjukkan bagaimana audiens Anda bertanggung jawab atas masalah ini, dan serahkan pada perasaan fair play, goodwill, atau tanggung jawab moral pembaca Anda.Jelaskan bagaimana perasaan Anda tentang masalahnya, tapi jangan Jangan terbawa, jangan terlalu banyak mengeluh, dan jangan membuat ancaman. Orang umumnya merespons permintaan yang tenang dan masuk akal.

MENGEMBANGKAN PESAN PEMASARAN DAN PENJUALAN

Pesan pemasaran dan penjualan menggunakan teknik dasar yang sama seperti pesan persuasif lainnya, dengan penekanan tambahan untuk mendorong seseorang untuk berpartisipasi dalam transaksi komersial. Meskipun istilah pesan pemasaran dan pesan penjualan sering digunakan secara bergantian, keduanya mewakili usaha yang terpisah namun terkait: Pemasaran Pesan membawa pembeli potensial melalui proses pembelian tanpa meminta mereka membuat keputusan segera; Saat itulah pesan penjualan mengambil alih. Pesan pemasaran berfokus pada tugas-tugas seperti memperkenalkan merek baru ke publik, memberikan informasi perbandingan yang kompetitif, mendorong pelanggan untuk mengunjungi situs web untuk informasi lebih lanjut, dan mengingatkan pembeli bahwa produk atau layanan tertentu tersedia. Sebaliknya, pesan penjualan membuat permintaan spesifik orang untuk memesan produk atau layanan tertentu.

Strategi Pemasaran dan Pesan Penjualan

Sebagian besar pesan pemasaran dan penjualan, terutama di perusahaan besar, dibuat dan disampaikan oleh para profesional dengan pelatihan khusus dalam pemasaran, periklanan, penjualan, atau hubungan masyarakat. Namun, sebagai manajer, Anda mungkin diminta untuk meninjau ulang karya spesialis ini atau bahkan untuk menulis pesan semacam itu di perusahaan yang lebih kecil, jadi pemahaman yang baik tentang bagaimana pesan ini bekerja akan membantu Anda menjadi manajer yang lebih efektif. Strategi dasar yang harus dipertimbangkan meliputi menilai kebutuhan pelanggan; Menganalisis pesaing Anda; Menentukan nilai jual utama dan keuntungan; mengantisipasi keberatan pembelian; menerapkan model AIDA; dan mempertahankan standar etika, kepatuhan hukum, dan etiket yang tinggi. Ingat juga bahwa kampanye pemasaran dan penjualan sering menyertakan serangkaian pesan dalam upaya terkoordinasi yang dapat berlangsung selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan. Dalam kampanye ini, perencanaan pesan Anda mungkin mencakup situs web; blog sindikasi; surat; brosur, penjualan pribadi Presentasi, dan campuran media cetak, online, dan media penyiaran.

Menilai Kebutuhan Pemirsa

Seperti setiap pesan bisnis lainnya, pesan pemasaran dan penjualan yang sukses dimulai dengan pemahaman akan kebutuhan pemirsa. Bagi beberapa produk dan layanan, penilaian ini adalah masalah sederhana. Misalnya, pelanggan hanya membandingkan beberapa atribut dasar saat membeli salinan atau kertas printer, termasuk berat, kecerahan, warna, dan warna akhir. Sebaliknya, mereka mungkin mempertimbangkan lusinan fitur saat berbelanja untuk real estat, mobil, layanan profesional, dan kompleks lainnya. Pembelian.

Selain itu, kebutuhan pelanggan sering melampaui produk atau layanan dasar. Banyak hal yang dilakukan lebih dari sekadar membuat Anda tetap hangat. Apa yang Anda pakai membuat pernyataan tentang siapa Anda, kelompok sosial mana yang ingin dikaitkan dengan (atau tidak), dan Bagaimana Anda melihat hubungan Anda dengan orang-orang di sekitar Anda.Bahkan, sepasang sepatu sederhana dapat memenuhi beberapa tingkat dalam hierarki kebutuhan Maslow - setiap tingkat kecuali aktualisasi diri, sebenarnya.

Mulailah dengan menilai kebutuhan audiens, minat, dan kekhawatiran emosional-sama seperti Anda menginginkan pesan bisnis apa pun. Cobalah untuk membentuk citra mental pembeli tipikal untuk produk yang ingin Anda jual. Ikutlah apa yang mungkin ingin diketahui oleh audiens tentang produk ini. Bagaimana produk Anda dapat membantu mereka? Apakah mereka didorong oleh harga bottom-line, atau kualitas yang lebih penting bagi mereka?

Perhatikan iklan yang Anda hadapi setiap hari. Mereka sering berfokus hanya pada satu atau dua atribut atau masalah, bahkan jika produk atau layanan memiliki banyak aspek yang berbeda untuk dipertimbangkan. Tujuan dari pesan pemasaran yang sempit ini adalah untuk menarik perhatian Anda dan kemudian meningkatkan tingkat minat Anda cukup untuk mendorong Anda melakukan penelitian lebih lanjut.

Menganalisis Persaingan Anda

Pesan pemasaran dan penjualan hampir selalu bersaing dengan pesan dari perusahaan lain yang berusaha menjangkau khalayak yang sama. Ketika Chrysler merencanakan sebuah kampanye pemasaran untuk mengenalkan model baru kepada pelanggan saat ini, perusahaan tahu bahwa penontonnya juga telah terpapar pesan dari Ford, Honda. , Volkswagen, dan banyak perusahaan mobil lainnya. Di pasar yang ramai, para penulis kadang-kadang harus mencari kata dan ungkapan yang belum digunakan perusahaan lain. Mereka mungkin juga ingin menghindari tema, gaya penulisan, atau pendekatan kreatif yang terlalu mirip dengan Pesan kompetitif.

Menentukan Poin Jual Beli dan Manfaat

Dengan beberapa wawasan tentang kebutuhan pemirsa dan pesan yang ada dari kompetisi, Anda siap untuk menentukan manfaat dan fitur produk atau layanan Anda untuk disorot.Untuk semua kecuali produk paling sederhana, Anda harus memprioritaskan item yang akan Anda diskusikan Anda juga ingin membedakan antara fitur produk dan manfaat yang ditawarkan oleh fitur tersebut kepada pelanggan. Seperti ditunjukkan pada Tabel 10.2, nilai jual adalah fitur yang paling menarik dari sebuah ide atau produk, sedangkan manfaat adalah keuntungan khusus dari pembaca. Akan menyadari dari fitur tersebut. Poin menarik berfokus pada produk. Fokus pada pengguna.

Misalnya, ClubMom tidak menekankan fitur jaringan online dari layanannya; Sebaliknya, ini menekankan kesempatan untuk terhubung dengan ibu lain yang memiliki perhatian dan minat yang sama-yang merupakan keuntungan yang dimungkinkan oleh fitur jaringan. Pendekatan umum untuk mengkomunikasikan fitur dan manfaatnya adalah menunjukkannya dalam daftar atau tabel, mengidentifikasi setiap fitur Dan kemudian menjelaskan manfaat yang ditawarkannya (lihat Gambar 10.5). Tentu saja, agar pesan Anda sukses, keuntungan membedakan produk Anda harus sesuai dengan kebutuhan utama pembaca atau masalah emosional Anda.

Mengantisipasi keberatan pembelian

Seperti pesan bisnis persuasif, pesan pemasaran dan penjualan sering mengalami keberatan; Sekali lagi, cara terbaik untuk mengatasinya adalah dengan mengidentifikasi mereka di muka dan mencoba menjawab sebanyak mungkin dalam pesan Anda (atau pesan, sesuai kasusnya). Namun, dengan pesan pemasaran dan penjualan, Anda sering kali tidak Dapatkan kesempatan kedua untuk menjelaskan diri Anda atau untuk mempresentasikan kasus Anda. Bos Anda mungkin merasa berkewajiban membiarkan Anda menjelaskan apa yang Anda maksudkan di paragraf ketiga dari proposal persuasif Anda, namun calon pelanggan merasa tidak bertanggung jawab seperti itu. Jika situs web Anda untuk fashion Perhiasan yang ditujukan untuk konsumen usia perguruan tinggi menyerang pengunjung sebagai remaja, misalnya, mereka akan mengeklik ke situs lain dalam hitungan detik dan mungkin tidak akan pernah kembali kepada Anda.

Keberatan dapat berkisar dari harga tinggi hingga kualitas rendah hingga kurangnya kompatibilitas dengan produk yang ada. Risiko yang dipikul adalah keberatan umum lainnya. Konsumen mungkin khawatir mobil tidak akan cukup aman untuk keluarga, sehingga jaket akan membuat mereka terlihat tidak menarik, Atau bahwa salon rambut akan merusak rambut. Pembeli bisnis mungkin khawatir akan mengganggu operasi atau gagal mewujudkan keuntungan finansial saat melakukan pembelian.

Harga bisa menjadi masalah yang sangat rumit dalam pesan apa pun, apakah anggota audiens adalah konsumen atau pelanggan bisnis. Apakah Anda menyoroti atau mengecilkan harga produk Anda, siapkan pembaca Anda untuk itu. Kata-kata seperti mewah dan ekonomis memberikan petunjuk yang jelas tentang bagaimana perbandingan harga Anda dengan pesaing. Kata-kata seperti ini membantu pembaca Anda menerima harga Anda saat Anda akhirnya menyatakannya.

Jika harga adalah nilai jual yang besar, berikanlah posisi menonjol, seperti pada tajuk utama atau sebagai item terakhir dalam paragraf. Jika harga bukan merupakan nilai jual utama, Anda dapat mengatasinya dengan beberapa cara. Anda bisa meninggalkannya. Harga sama sekali atau kurang menekankannya dengan meletakkan angka di tengah paragraf yang berjalan dengan baik setelah Anda menyajikan keuntungan dan nilai jual.

Pro juga menggunakan dua teknik lain untuk meminimalkan harga. Salah satunya adalah untuk memecahkan harga menjadi beberapa unit. Bukannya mengatakan bahwa kasus oli motor berharga $ 24, Anda mungkin mengatakan bahwa setiap botol berharga $ 2. Teknik lainnya adalah membandingkan harga produk Anda dengan biaya beberapa produk atau aktivitas lain: "Biaya untuk memiliki peralatan olahraga Anda sendiri kurang dari yang Anda bayarkan untuk keanggotaan klub kesehatan." Tujuan Anda adalah membuat biaya tampak kecil dan seaman mungkin, sehingga meminimalkan harga sebagai kemungkinan keberatan.

Jika Anda telah melakukan pekerjaan rumah di depan dan menilai audiens secara menyeluruh, Anda harus menyadari sebagian besar masalah ini.Anda mungkin tidak dapat menangani semuanya dalam pesan Anda-jika produk atau layanannya tidak ideal untuk Pelanggan, pesan Anda tidak dapat memperbaikinya-tapi Anda akan siap untuk melakukan yang terbaik dengan produk atau layanan yang harus Anda promosikan.

Menerapkan Model AIDA

Sebagian besar pesan pemasaran dan penjualan disiapkan sesuai dengan model AIDA atau beberapa variasi darinya. Anda memulai dengan perangkat yang menarik perhatian, membangkitkan minat dengan mendeskripsikan beberapa fitur unik produk atau layanan, meningkatkan keinginan dengan menyoroti manfaat yang paling menarik. Kepada audiens Anda, dan dekat dengan menyarankan tindakan yang Anda inginkan untuk diambil pemirsa.

Memperhatikan Anda dapat menggunakan berbagai teknik untuk menarik perhatian audiens Anda:

·         Manfaat terkuat produk Anda. "Bawa lagu (atau 2.000)" (untuk Apple iPod nano).

·         Sepenggal berita asli. "Bawa hiburan ke tempat yang baru" (untuk layanan Ver Cast Verizon, yang memungkinkan orang men-download berbagai layanan hiburan ke ponsel mereka).

·         Sebuah titik kesamaan dengan penonton. "Sebuah SUV yang cukup berjiwa petualang untuk mengakomodasi spontanitas dan perlengkapan yang menyertainya."

·         Daya tarik pribadi terhadap emosi dan nilai pembaca. "Satu-satunya yang lebih buruk daripada membayar pajak adalah membayar pajak jika Anda tidak perlu melakukannya."

·         Janji akan informasi orang dalam. "Anda mungkin adalah salah satu dari orang-orang yang bermimpi bekerja dan tinggal di Prancis dan tidak tahu bagaimana melakukannya. Panduan ini menceritakan bagaimana-dari dalam ke luar - yang lain seperti Anda berhasil bekerja dalam sistem Prancis. "

·         Janji tentang keberanian. "Saat ini, Anda bisa mendapatkan penghematan besar pada telepon kamera baru."

·         Contoh atau demonstrasi produk. "Inilah sampel gratis dari lembar kemasan Romalite Anda yang baru."

·         Solusi untuk masalah. "Ransel ini dirancang untuk menahan semua anak yang terjatuh dan terseret."

Tentu saja, kata-kata bukan satu-satunya alat pemikat perhatian yang Anda inginkan. Citra yang kuat dan menggugah adalah pesan pembuka perhatian umum. Dengan pesan online, Anda memiliki lebih banyak pilihan, termasuk audio, animasi, dan video.

Bahkan lebih dari sekadar pesan bisnis persuasif, penting untuk menyeimbangkan daya tarik emosional dan logis Anda dengan hati-hati dalam pesan pemasaran dan penjualan. Misalnya, ketika ClubMom mempromosikan dirinya kepada para ibu, itu menyeimbangkan antara faktor emosional (seperti "Beberapa blog sehari menjaga kegilaan itu pergi!") Dan faktor logis (seperti "Dapatkan poin dengan berbelanja dengan mitra ClubMom dan melalui ClubMom Online Mall dan Gift Card Store "). Gambar 10.6 menunjukkan kisaran daya tarik logis dan emosional yang dapat dicapai pesan pemasaran, berdasarkan produk dan target pemirsa.

Read More

MAKALAH PERENCANAAN PESAN PERSUASIF

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

 Seperti yang kita ketahui bersama jika komunikasi merupakan elemen terpenting yang diberikan tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita menjadi mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa sosial yang menjadi harapan kita untuk tetap berperan sebagai manusia

Selain komunikasi ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis, yah bisnis, karena dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia.Jika komunikasi adalah elemen yang membedakan kita sebagai makhluk hidup dengan benda, bisnis juga merupakan elemen penting yang tidak hanya membedakan kita dengan benda, tetapi juga membedakan kita sebagai manusia dengan hewan.

Nah, jika kita gabungkan dua kekuatan elemen ini, Komunikasi dengan Bisnis, pasti akan menjadi sesuatu yang luar biasa, terlebih jika kita berhasil menguasai penyatuan keduanya ini.

Namun, sebenarnya apakah komunikasi bisnis ini????
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.

Karena Komunikasi bisnis ini merupakan komunikasi yang terjadi di dunia bisnis, kita tidak boleh melanggar norma-norma yang ditetapkan oleh dunia bisnis ketika melakukan komunikasi. Biasanya komunikasi bisnis memiliki aturan yang ketat, keras, formal, terstatndar dan tanpa toleransi.

Dengan timbulnya situasi ” Ekonomic Of Relatife Plenty ” dewasa ini pengusaha harus berusaha untuk menutup jurang yang terbentang antara produsen dengan masyarakat konsumen selaku pembeli atau pemakai barang dan jasa yang dihasilkan. Menjadi tugas dan tanggung jawabnya selaku seorang pengusaha untuk selalu dapat mempengaruhi besarnya permintaan akan barang produksi perusahaannya, selalu berusaha untuk mencari pembeli yang dihasilkannya. Sebagai pengusaha dia harus memberitakan penyempurnaan- penyempurnaan produksi yang telah dicapinya, dimana barang yang di hasilkan dapat di peroleh masyarakat konsumen..

B.   Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan bahwa :

1.      Apa pengertian dari pesan bisnis ?

2.      Bagaimana Komunikasi bentuk-bentuk komunikasi itu?

3.      Bagaimana pengukuran dalam produktifitas tenaga kerja ?

C.   Tujuan

Berdasarkan uarian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuannya adalah :

1.      Agar lebih memahami pengertian dari komunikasi bisnis

2.      Untuk lebih memahami secara mendalam dalam penilaian kinerja

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

      A.   Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:

            1.     Perencanaan

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

             2.        Pengorganisasian

Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

             3.        Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekkan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

     B.       Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1.            Mengapa Tujuan Harus Jelas

                 a.        Keputusan untuk Menanggapi Pesan

Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaian ditahan dulu. Sebaliknya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

                  b.        Keputusan untuk Menanggapi Audiens

Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif audiens. Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat menanggapi audiens dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

                  c.        Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan

Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

                  d.        Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan

        Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan

.

             2.        Tujuan Komunikasi Bisnis

Hubungan partisipasi audiens dengan pengendali komunikator

            Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

                a.        Memberi Informasi

Tujuan pertama adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat bergantung pada kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

                b.        Melakukan Persuasi

Tujuan kedua adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama berkaitan dengan negosiasi. Untuk memperoleh hasil maksimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution (kedua belah pihak dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan atau gagal).

                c.        Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga adalah kolaborasi atau kerjasama. Melalui jalinan komunikasi  bisnis tersebut, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis baik dengan perusahaan domestik maupun asing. Teknologi komunikasi sangat penting artinya dalam mempererat  kerja sama dalam dunia bisnis.

Contoh dalam menyatakan tujuan umum dan tujuan khusus

tujuan umum	tujuan khusus
memberi informasi	menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
membujuk	meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian pemasaran
kolaborasi	membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru

3.        Cara Menguji Tujuan

Empat pertanyaan untuk menguji suatu tujuan:

a.        Apakah tujuan tersebut realistik?

Dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.

b.        Apakah waktunya tepat?

Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun sebelumnya.

c.        Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

Pesan atau ide yang disampiakan oleh orang yang memiliki kedudukan/jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

d.        Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.

C.       Analisis Audiens

1.        Cara Mengembangkan Profil Audiens

Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Dalam hal ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a.        Menentukan ukuran dan koposisi audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikems dalam makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.

b.        Siapa audiensnya

Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c.        Reaksi audiens

Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka disuga kurang positif.

d.        Tingkat pemahaman audiens

Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.

e.        Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.

2.        Cara Memuaskan Audiens akan Kebutruhan Informasi

Lima tahap dalam memenuhi kebutuhan audiens:

a.        Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

b.        Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c.        Berikan semua informasi yang diperlukan

d.        Pastikan informasinya akurat

e.        Tekankan ide-ide paling menarik bagi audiens

3.        Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi sering mengalami kendala/hambatan, hal ini disebabkan adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Selain itu dapat mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

D.      Penentuan Ide Pokok

1.        Teknik Curah Pendapat

a.        Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suat pesan dapat ditemukan dengan mudah.

b.        Random List

Untuk dapat menemukan ide pokok perlu menulis segala sesuatu dalam pikiran di atas kertas kosong. Pelajari hubungan ide yang satu dnegan ide yang lain. Bagilah ke dalam kelompok-kelompok dan temukan butir yang penting dan tidak penting.

c.        CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet

Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

d.        Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di mana (where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

e.        Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens.

2.        Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata singkat. Cara ini membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama terutama jika audiens yang hadir belum dikenal sebelumnya. Ide pokok yang yang lebih penting haruslah disampaikan dengan mudah dimengerti dan diterima audiens.

E.       Seleksi Saluran dan Media

1.        Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

Komunikasi  lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali diadakan di auditorium. Dan kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi daya tarik bagi suatu presentasi.

2.        Komunikasi Tertulis

Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

Komunikasi Lisan	Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens	Anda tidak memerlukan umpan balik segera
pesan Anda relatif sederhana dan mudah dipahami	pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
Anda tidak memerlukan catatan permanen	Anda memerlukan catatan permanen
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis	Anda ingin mencapai audiens yang luas
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah	Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan
Media Komunikasi Lisan	Media Komunikasi Tertulis
percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan	surat-surat, memo, laporan, proposal
	email
telepon dan surat suara	surat reguler dan khusus
VOIP (voice over internet protocols)	Faksimile
audiotape dan videotape
telekonference dan konferensi video

B.      Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

A.      Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1.        Bertele-tele

Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.

2.        Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan

Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.

3.        Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis

Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.

4.        Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

B.       Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a.        Subyek dan tujuan haruslah jelas.

b.        Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.

c.        Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

d.        Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

                             Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan kamunikator.

a.        Membantu audiens memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.

b.        Membantu audiens menerima suatu pesan

Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer toko mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.

c.        Menghemat waktu

Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d.        Mempermudah pekerjaan komunikator

Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

C.       Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu:

1.        Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien, dan efektif. Outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator.

Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

a.      Mulailah dengn ide pokok

Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu:

         Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya

         Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.

b.     Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c.        Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline akan menjadi semakin baik.

2.        Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu:

a.        Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)

Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b.        Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)

Bukti-bukti mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun formal. Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan.

Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

a.        Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

b.        Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

c.        Pesan-pesan bad news

Jika mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

d.        Pesan-pesan persuasif

Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-pesan persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional. Untuk pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks. Pola tersebut dibedakan menjadi dua kategori, yaitu informasional dan analitikal.

Umumnya laporan dan presentasi yang paling mudah adalah informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Kategori informasional antara lain instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.

Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi analitikal yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertantu, lebih sulit. Manakala tujuannya untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan masalah atau melakukan persuasi, harus memilih rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.

Empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat:

Reaksi Audiens	Rencana Organisasional	Pembuka	Isi	Penutup
Tertarik	direct request	mulai dengan permintaan atau ide pokok	rinci / detail	rasa hormat dan adanya tindakan khusus
Senang	pesan rutin, good news, goodwill	mulai dengan ide pokok atau good news	rinci/detail	rasa hormat, referensi ke good news
Tidak senang	bad news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news	mulai dengan pernyataan netral, nyatakan bad news, dan beri saran positif	beri alasan yang rasional dan logis	rasa hormat
Tidak tertarik	pesan persuasif	mulai dengan pernyataan yang mengundang perhatian	tumbuhkan hasrat audiens	perlu tindakan

C.    Revisi Pesan-Pesan Bisnis

A.      Keterampilan Merevisi

1.        Pesan-Pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya penelaah dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak penulisan.

a.        Mengedit isi, pengorganisasian, dan gaya penulisan

Sebelum adanya evaluasi, keseluruhan dokumen perlu dibaca dengan cepat. Saat evaluasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisan. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu diperhatikan:

        Apakah Anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang logis?

         Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan          

                     khusus?

         Apakah ide ynag paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?

         Apakah Anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan      

       pemerikasaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?

         Apakah Anda ingin menambahkan informasi yang baru?

 Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens menangkap pesan-pesan, perlu dibuat judul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, hruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

b.        Mengedit mekanik/ teknis penulisan

Langkah berikutnya melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:

         Susunan kalimat yang digunakan sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada,     

       sehingga mudah dipahami.

         Penggunaan kapitalisasi secara tepat.

         Penulisan tanda baca secara benar.

         Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat

       dipahami dengan mudah.

         Perhatikan pengulangan kata secara tidak tepat dalam suatu kalimat.

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.

c.        Mengedit format dan layout

Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens akan senang membacanya.

2.        Pesan-Pesan Bisnis Lisan

Meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan secara lisan, tetap perlu dilakukan pengeditan yang mencakup antara lain:

a.        Substansi pesan

   Hal ini mencakup apakah substansi (isi) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di salamnya? Dan apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?

b.        Pengorganisasian pesan

Mencakup tiga poin penting, yaitu:

         Pembukaan (misal salam pembuka, perkenalan diri).

         Penyampaian substansi pesan (misal pengantar pesan dilanjutkan substansi pesan).

         Penutup (misal kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c.        Gaya bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaian yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Selain itu penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan pesan.

B.       Pemilihan Kata yang Tepat

Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.

1.        Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

Diperlukan analisis suatu audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan.

2.        Pilihlah kata yang singkat

Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.        Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata bermakna ganda akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya, kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

C.       Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Subyek dalam kalimat akan menjawab pertanyaan “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. Predikat, biasanya kata kerja, nerkaitan erat dengan subjeknya. Ia menjelaskan tentang apa yang dilakukan oleh subjek. Pelengkap (complements) akan memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap antara lain objek langsung dan objek tak langsung.

1.        Tiga Jenis Kalimat

a.        Kalimat sederhana

Hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi objek baik langsung maupun tak langsung.

Contoh:

-          Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di tokok buku “Berkah” kemarin.

b.        Kalimat majemuk

Berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung seperti “dan”, “tetapi”, “atau”.

Contoh:

-          Adik membeli kertas dan kakak membeli buku.

c.        Kalimat kompleks

Berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

Contoh:

-          Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.

2.        Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-alasannya. Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan:

a.        Ilustrasi

Pemberian ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami audiens.

b.        Perbandingan (persamaan dan perbedaan)

Cara ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampaian pesan-pesan bisnis dan tentunya akan dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

c.        Pembahasan sebab-akibat

Pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d.        Klasifikasi

Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokkan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan meupun penerima pesan. Selain itu juga menjadikan suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e.        Pembahasan pemecahan masalah

Cara ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Dengan kata lain pola pengembangan ini memberikan suatu arah yang sistematis.

BAB III

PENUTUP

A.  Kesimpulan
Proses komunikasi yang terjadi dapat dilakukan melalui saluran secara lisan,tertulis maupun audiovisual dimana dari ketiga cara tersebut memiliki keefektifan masing-masing.Seorang manajemen dapat memilih cara komunikasi yang mana yang akan dipilih dalam menyampaikan informasi atau pesan yang efektif .Komunikasi secara lisan dapat disampaikan secar cepat.Pesan dapat disampaikan dengan segera,serta diperoleh umpan balik.Komunikasi tertulis dapat didokumentasikan serta ada catatan resmi.Didalam Komunikasi Audiovisual pesan sudah dikemas terlebih dahulu,sehingga tidak bergantung pada keterampilan berkomunikasi penyajiannya.
Distorsi Komunikasi sering terjadi di antara manajemen dan karyawan.Distorsi Komunikasi dapat berdampak buruk terhadap kinerja karyawan karena orang yang berada di bawah dalam organisasi hanya mendapat informasi yang cukup untuk melaksanakan tugas mereka sendiri.

B.  Saran
1.Gunakanlah kata-kata yang baik, jelas atau tidak ambigu, punya kekuatan, netral, kata-kata yang positif, spesifik, berbicara yang sopan, berbicara ssuai konteks dan situasi, kata-kata yang tepat dan mudah diingat dan kuat serta dukunglah kata-kata dengan alat bantu visual.
2.Tekanan, nada,volume suara,gunakan bahasa yang mudah dimengerti atau sesuai dengan bidang masing-masing pekerjaan.
3. Proses penyampaian secara tertulis harus diperhatikan penulisan terlebih lagi apabila pesan-pesan yang disampaikan rumit harus diperhatikan kata-kata yang cermat untuk ditulis agar dapat dipahami dan dimengerti,bahasa yang digunakan bisa formal dan non formal tergantung isi pesan atau informasi.
4. Jaringan Komunikasi harus diperbaiki agar tidak terjadi distorsi komunikasi. karyawan harus aktif dalam menyeleksi atau menerima informasi yang terjadi dari atasan yang mengalir ke bawahan.

Read More